Za vsako podjetje z več kot deset zaposlenimi je zahtevana urejena sistematizacija delovnih mest. To je dokument, v katerih podjetje opiše delovne naloge zaposlenega na posameznem delovnem mestu. S tem se izogne tudi nesporazumom med zaposlenimi. Sistematizacija delovnih mest je zelo pomembna za podjetje. V tem dokumentu so opisane delovne naloge pa tudi pogoji dela zaposlenih. Določena se znanja, ki jih zaposleni potrebuje. Z njo se razmejijo pristojnosti in laže določi odgovornosti za določene procese v podjetju.

Ko zaposlujemo novega delavca, nam je sistematizacija delovnih mest v pomoč. Pove nam, kakšne bodo naloge in odgovornosti osebe, ki jo iščemo. S tem avtomatsko tudi vemo, kakšno izobrazbo in znanja potrebujemo. Vsak kadrovnik ne more tako dobro poznati vsa področja dela v podjetju, da bi točno vedel kaj točno kdo dela. Pri iskanju novega kadra si tako pomaga z evidenco potrebnih znanj in spretnosti.

Ko dodeljujemo stimulacijo ali ocenjujemo letno delo zaposlenih, nam sistematizacija delovnih mest prav tako pride zelo prav. Morda je nekdo zelo ponosen na svoje učenje tujih jezikov. Če pa je na delovnem mestu, kjer z jeziki sploh nima stika, to ne bo podlaga za napredovanje. Morda nekdo kljub temu, da bi jo potreboval vsakodnevno, še ni osvojil določene spretnosti. Vemo, da je skrajni čas za obvezen tečaj ali za menjavo delavca. Če bi bila sistemizacija delovnih mest opravljena pravočasno, ga na to mesto sploh ne bi zaposlili.

Naj vam ne bo škoda časa za izdelavo tega dokumenta. Sistematizacija delovnih mest tudi izboljša odnose med zaposlenimi. Lažje je delati, če veš kaj je tvoje delo. To pa je tudi bolj varno, če ga znaš pravilno opravljati.